ב-meetup הוירטואלי הראשון של קבוצת HR SHORTLIST, התארחה שריה אילן בירנבוים מחברת Brix כדי לספר איך הם כארגון עובדים מהבית, לא כאילוץ, אלא כאידיאל. והעובדים שלהם יעילים, מספיקים ומרוצים יותר.
ב"בריקס תוכנה" יש כ-63 עובדים, 70% מהם עובדים מהבית באופן קבוע, כאשר אחוזי הנטישה שלהם עומדים על 0% (!) ושיעורי ההמלצה של עובדים על הארגון הם גבוהים במיוחד. המנכ"ל של בריקס הביא את התרבות הארגונית של עבודה מהבית מארה"ב לאחר שעבד כך במשך כ-5 שנים, כשהגיע לארץ המשיך את המודל שלא שואל "למה לעבוד מהבית?", אלא "למה לא לעבוד מהבית?!"
בפוסט הזה: צירפנו את הוידאו המלא, נקודות מרכזיות שעלו בו ותשובות לשאלות שעלו במפגש.
הוידאו המלא של המיטאפ על ניהול עובדים שעובדים מהבית
היתרונות הבולטים של עבודה מהבית
גיוון תעסוקתי: עבודה מהבית מגבירה את היכולת להעסיק אוכלוסיות שונות מאיזורים שונים בארץ, ללא תלות במרחק
נסיעות: חיסכון אדיר של זמן.
איזון בית-עבודה: לעובדים מתאפשר לשלב ביחד עם העבודה את הדברים שחשובים להם.
פרודוקטיביות: יכולת להתמקד במה שחשוב הופך את העובדים למרוצים ופרודוקטיבים יותר!
עבודה בחירום: כמו שכולנו רואים, ארגונים שערוכים לעבוד מהבית מצליחים יותר בתקופה כזו
אז איך עושים את זה בפועל? החלקים המרכזיים בהרצאה
- מספקים לעובד את כל הציוד שהוא צריך בכדי לעבוד מהבית (מחשב, טלפון, מסך, מקלדת, אוזניות וכו'). העובד צריך לדאוג רק לאינטרנט ביתי.
- שימוש פלטפורמות שתומכות במודל העבודה – שיתוף ידע, ניהול פרויקטים, שיחות וידאו, ניהול צוותים כגון:Zoom, Slack, Monday, Whatsapp, Teams
- מזהים את המועמדים שיש להם את המשמעת העצמית והאחריות האישית, עוד בתהליך הגיוס בכדי שיתאימו לתרבות הארגונית העבודה הנהוגה בארגון.
- מקפידים על דיווח שעות עבודה, אמנם מדובר בדיווח גמיש – ואנשים קובעים את שעות העבודה שלהם, אך זה מאפשר לבצע מעקבים אחרי זמני השקעה בפרויקטים, וכן מוכתבת מסגרת מסוימת לצורת העבודה.
- ניהול מרחוק מצריך שינוי בחשיבה ובגישה של המנהלים, וחשוב להבין שאין מתכון אחד שמתאים לכולם, צריך לייצר שגרות ובקרות שמתאימות לצוות ולמנהלים/ראשי הצוותים. בין היתר מומלץ לשים לב שהמשימות מוגדרות בצורה מאוד ברורה מבחינת ציפיות ומטרות ושקיימת שקיפות מלאה – גם של עדכונים אישיים אל מול המנהל, וגם עדכון במערכת המשימות שמאפשר מעקב ובקרה אחר התקדמות ותוצרים.
התקשורת הוא נושא מהותי וחשוב להגדיר את אופן ההתקשרות, שעות ההתקשרות והפלטפורמות להתקשרות. בין אם מדובר בתקשורת של 1X1 או בתקשורת צוותית.
שאלה שעולה הרבה היא ״איך יודעים שהעובד באמת עובד?״. אז נכון שלא ניתן לראות את העובד פיזית עובד, אבל אם יוצרים את שגרות הניהול ושומרים על "נקודות מפגש" וירטואליות, מבטלים את עניין ה"איך זה נראה", ורואים את התוצרים והעבודה בפועל. - הגמישות היא הדדית: הארגון מאפשר לעובד את הגמישות המלאה, אך מצפה לקבל גמישות גם מהעובד – כשיש דרישה לפגישה פרונטלית הציפייה היא להגיע. יש צוותים שנפגשים אחת לשבועיים, יש כאלו שלא. בבריקס – הארגון עצמו דורש הגעה של אחת לחודש של כל העובדים לסוג של מפגש משותף.
- הווי ו-DNA – יש תחליף לשיחות מסדרון, אך זה דורש מאמץ לייצר תקשורת שהיא לא פנים מול פנים.למשל קבוצת וואטסאפ של כל העובדים, כולל ההנהלה – שם יש גם את הדברים הפחות רשמיים,
יש תקציבים לפעילויות גיבוש ורווחה, בנוסף – ניתן לייצר פגישות חברה אחת לתקופת זמן קבועה (בבריקס זה אחת לחודש) שבה מתכנסים כל העובדים לעדכונים שונים, למידה משותפת וארוחת צהריים.
עבודה רק מהמשרד? יש אפשרות לעשות את זה גם אחרת, ולאפשר לעובדים שרוצים בכך את היכולת לעבוד בנוחות שלהם, בגמישות מלאה. ארגונים רבים נדרשים לשנות את שיטות העבודה שלהם היום, בעקבות משבר הקורונה, אך מודל עבודה כזה אינו חייב להיות הכרח של המציאות, אלא הבנה שהוא טומן בחובו יתרונות רבים, ועם ניהול נכון כפי שהטמיעו "בבריקס תוכנה" כל הצדדים יוצאים מרוצים.
כל השאלות שעלו בצ׳אט במפגש עם התשובה של שריה:
האם חלק מהעובדים מחויבים לעבוד מהמשרד? האם יש להם את זכות הבחירה?
למעט שתי פונקציות (מנהלת המשרד ואיש סיסטם, שמחויבים לעבוד מהמשרד), שאר העובדים מחויבים להגיע למשרד רק פעם בחודש, לפגישת חברה. המשרדים בירושלים פתוחים לכל מי שרוצה לעבוד שם – יש מי שבוחר להגיע למשרד בקביעות, יש כאלה שמגיעים מדי פעם, ויש כאלה שמגיעים רק לפגישת חברה. למי שמגיע באופן קבוע יש מקום קבוע, ולאחרים זה על בסיס מקום פנוי.
האם יש צוותים שחלקם עובד מהמשרד וחלקם עובד מהבית ? איך זה משפיע על הצוות ?
בהחלט. מכיוון שהמיקום נתון לבחירה של כל עובד, יש כאלה שבוחרים להגיע למשרד באופן קבוע או מזדמן ויש כאלה שבוחרים לעבוד מהבית. אנחנו סומכים על כל ראש צוות שידע להכיל את הבחירות השונות, כמו גם לעצב תרבות צוותית שבה אף אחד לא הולך לאיבוד, בין אם מתוך שגרות הבקרה שלו, או מתוך יצירה של פעילויות צוותיות נוספות.
האם מגדירים "חוקים" של עבודה עם וואסאפ וכו' שהופך להיות כלי עיקרי אבל שלא יעמיס ויציף ושהמידע לא יהיה מתועד באופן מסודר?
עד היום לא נדרשנו לכך
האם יש טכנולוגיה למעקב שעות? למעקב עבודה מהבית? בהנחה שהפתרון של ביצוע לא מתאים לכל תחום
כן – אנחנו משתמשים ב-TSHEETS לניהול דיווחי שעות, שמאפשר גם דיווח בחלוקה לפרויקטים. אבל הבסיס להכל הוא אמון בעובדים, אנחנו לא מחייבים "להחתים" כניסה ויציאה, וזה בסדר אם עובד רק מדווח שהוא עשה את השעות שלו ברמה היומית.
אם יש עובד/ת שרוצה לעבוד מהבית אבל אין לו תנאים פיזיים מה עושים?
עד היום לא נתקלנו בזה – המקרה היחיד שנתקלנו בו הוא מועמדים חרדים שאין להם אינטרנט בבית ואין להם גם רצון או יכולת להכניס אותו הביתה, ואז מבחינתנו זה פוסל. אם עובד רוצה בכך, הוא יכול לשכור לעצמו חלל עבודה אחר, על חשבונו, או להגיע לעבוד מהמשרד.
האם אתם רואים פער ביעילות ובביצועים בין עובדים שעובדים מהבית ואלו שעובדים במשרד?
העובדים שלנו פרודוקטיביים מאוד, ו-high performers. אנחנו רואים את זה אצלנו ביומיום וזה מגובה במחקרים חיצוניים. הספר Drive מסביר – והוא לא היחיד – שאנשים רוצים גמישות, עצמאות ואתגר, ואם נותנים להם את שלושת אלה, הם מעצמם רוצים לעבוד ולהצליח.
איך יוצרים engagement כשאין הווי?
יש הווי, הוא פשוט שונה… ההווי נבנה מהפעילות ב-Whatsapp ומתקשורת בתוך הצוות ובין צוותים, והרבה ממנו נבנה בפגישות החברה. בנוסף, לכל צוות יש תקציב (לא רק כהצהרה, אנחנו מעודדים את הצוותים לנצל אותו) לצרכי בניית צוות, פעילויות גיבוש ורווחה, וכד'.
האם יש קשיים ספציפים שעובדי הבית מעלים?
האופי של החיבור בין העובדים שונה, וזה משהו שלוקח זמן להתרגל אליו. גם אנחנו לפעמים היינו רוצים להיות מסוגלים לקום לרגע מהמחשב וללכת לשאול מישהו שיושב לידינו… אבל גם במשרד יכול להיות שהאדם שאתה רוצה לדבר איתו כרגע לא פנוי או לא נמצא, וגם במשרד יכול להיות שאנשים שיושבים בשני צדדים של הקומה לא יקומו אחד לשני אלא יתכתבו או ידברו בטלפון. הדרך ליצור קשר קיימת כל הזמן, צריך לבחור לנצל אותה. דווקא בהיבט של המעסיק, זה מייצר תקשורת שהיא הרבה יותר עניינית ותכל'סית, ומצמצם מאוד את שיחות הברזיה שבהן אחד ממרמר את השני.
יש דברים שהעובדים מעלים שקשה להם בעבודה מרחוק? חברתית? הסתגלות לעבודה "לבד" וכיו"ב?
לוקח בד"כ כמה ימים להבין איך זה עובד, לא מהראש אלא מהבטן, להסתגל לפורמט השונה, אבל אנחנו מייצרים כל מיני פתרונות כדי שהפן החברתי לא ילך פה לאיבוד.
האם זה הוגדר כקבוע ואתם מראש לא שומרים מקום ישיבה לאנשים שמוגדרים כעובדים מהבית?
בדיוק
האם המשרד שאתם שוכרים בנוי להכיל את כל העובדים בו זמנית או שבשיטת הכיסא החם?
לא, המשרד שלנו היום לא מתאים לכולם בו זמנית. למי שמגיע בקביעות לעבוד מהמשרד יש מקום קבוע, לכל השאר זה על בסיס מקום פנוי. אנחנו מחפשים עכשיו חלל גדול יותר, שיאפשר לכולם לשבת בו בפועל, אך לא נדרוש הגעה בפועל מעבר לפעם בחודש.
האם בחנתם הבדלים בתפוקה בין עבודה במשרד לעבודה מהבית?
יש מחקרים שונים שבחנו את זה. אנחנו בחרנו באופן הזה במודע מלכתחילה ולא הובלנו מהלך לשינוי תוך כדי תנועה.
איך עובד תהליך הגיוס? יש תהליך? משימה למועמד?
יש תהליך גיוס סדור מאוד, שבעיקרו מבוסס על ראיון HR שמתבצע בוידאו, ראיון טלפוני עם המנהל המגייס (טכנולוגי), משימה מקצועית כתלות בצוות, ראיון פרונטלי (הפעם היחידה שבה אנחנו מבקשים מהמועמד להגיע אלינו למשרד), הערכה אישיותית שאנחנו מיישמים בחלק מהתפקידים, שיחות ממליצים וראיון מנכ"ל. זה התהליך הגנרי, וכמובן שכל תהליך לגופו מותאם למנהל המגייס ולצורך הספציפי באותו תפקיד.
איך מראיינים אנשים חדשים? האם גם נפגשים פנים מול פנים?
רוב תהליך מתבצע remote, משתדלים דרך וידאו, כדי בכל זאת לראות במי מדובר ולא רק לשמוע, ומשתדלים גם לזמן את המועמדים למשרד לפגישה פרונטלית פעם אחת במהלך התהליך.
איך מנהלים תהליכי גיוס? הכל בremote? פוגשים גם face2face?
בסיס התהליך הוא אכן remote. אנחנו משתדלים להטריח מועמדים כמה שפחות וגם לשקף להם באופן הזה את אופן ההתנהלות הקבוע שלנו, שהוא remote. מועמדים שמתקשים "לעכל" את זה כמועמדים, כנראה יתקשו לעכל את זה גם כעובדים, ואז הם לא מתאימים לאופי שלנו… עם זאת, במרבית התפקידים אנחנו מוודאים שהמועמד יגיע למשרדים פעם אחת להתרשמות פרונטלית.
איך את כמגייסת בוחנת מחויבות אישית ומשמעת עצמית במועמדים?
זה בא לידי ביטוי בשאלות שמועמדים שואלים, גם איזה שאלות וגם מתי במהלך הראיון השאלות עולות, ובנוסף זה בא לידי ביטוי מאוד במוטיבציה של המועמד.
איך אפשר לוודא שהעובדים באמת עובדים ולא חצי מהזמן הם באמת משחקים קנדי קראש? איך המנהל מבקר אותם באופן יומי? מה לגבי יעדים האם זה חלק מהשיח?
לכל צוות יש שגרות ניהוליות טיפה שונות. יש מנהלים שאכן מבקרים באופן יומי, הן דרך שיחות אישיות או צוותיות, והן דרך מעקב התקדמות דרך מערכות עבודה משותפת. האם הם משחקים חלק מהזמן או תולים כביסה? יכול להיות. אבל אנחנו מודדים תפוקות, ולא תשומות. יעדים חייבים להיות בהקשר הזה חלק מהשיח, כי אחרת אי אפשר למדוד את התפוקות, ואנחנו מעודדים תרבות של ביצועים גבוהים. ברור שלכל עובד יש זמנים מעט פחות פרודוקטיביים, אבל ניהול נכון אמור למנוע את זה לאורך זמן. אגב, סטטיסטיקות (מחקריות, לא שלנו) מראות שעובד במשרד פרודוקטיבי לכל היותר במשך 4 שעות מתוך 9 שעות של יום עבודה שבו הוא נוכח.
איך מבצעים הדרכות לעובדים?
משתנה מצוות לצוות – את רוב ההדרכות עושים remote. יש צוותים שמעדיפים בתקופת חפיפה לעובד חדש להגיע יותר למשרד ולעבוד יחד. אם יש לנו כמה עובדים (אפילו מצוותים שונים) שמתחילים באותו יום, אנחנו משתדלים לאחד חפיפות ולנצל את ההזדמנות לייצר סשנים במשרד, ככל שמתאפשר.
האם אתם מסבסדים ארוחת צהריים ? אם כן, איך זה עובד?
כן, לכל עובד יש תקציב תן-ביס שלא ממומש בכרטיס בפועל, אלא מתווסף לתלוש. במובן הזה, אנחנו מציעים תנאים שמתחרים בכל חברת הייטק במרכז.
מה הסיבה שהוחלט 100% עבודה מהבית למה לא להחליט על יומיים שלושה שבהם כולם מגיעים ואז זה פותר את רוב הבעיות שעלו פה?
כי אנחנו לא חושבים שיש סיבה להכריח עובד לשבת ליד שולחן מסוים בשעה מסוימת. המחקרים מראים, וגם הניסיון שלנו, שעובדים יותר פרודוקטיביים ומחויבים כאשר ניתנת להם הגמישות. בתעשייה שלנו זה לחלוטין מתאפשר, ולכן אנחנו לא שואלים למה לאפשר את זה לעובדים, אלא למה לא לאפשר להם את זה. גם הצוותים שלנו שכן נוהגים באופן הזה (לעבוד מהמשרד או לחלק את הזמן בין הבית למשרד) לא פרודוקטיביים יותר מצוותים שעובדים מהבית.
בנוסף, האפשרות לעבוד מהבית מאפשרת לנו להעסיק יותר אנשים שגרים הרחק מהמשרד או ממרכזי ההייטק הרגילים, וחושפת אותנו למאגר טאלנט רחב הרבה יותר. ברמה הערכית-הציונית, אנחנו רוצים לאפשר גם לאנשים שבחרו מסיבותיהם שלהם להתגורר בפריפריה להמשיך ולהתפתח מבחינה מקצועית טכנולוגית בלי להתפשר על הקריירה שלהם.
איך אתם מעבירים הכשרות לעובדים חדשים ?
חלק קטן מההכשרות פרונטליות, הרוב הגדול נעשה או remote או בעזרת חומרים מוקלטים.
איך מקיימים סדנאות הכשרה/ למידת עמיתים/ תהליכי פיתוח שמבוססים על דינמיקה בין המשתתפים?
דינמיקה בין משתתפים קיימת גם כשעובדים בפלטפורמות השונות שהזכרתי, היא פשוט קצת שונה. בהקשר של התהליכים הספציפיים האלה, יש ביניהם שקורים אונליין ויש שקורים במשרד.
איך מוודאים שעובד לא הולך לאיבוד… לא רואים את זה עם מערכת ניהול שעות
ע"י בקרות של המנהלים. המנהלים בקשר עם העובדים שלהם, כל עובד ומנהל לפי מה שמתאים שם, אבל למנהלים יש קשר מאוד מאוד צמוד עם העובדים. זה נכון בעיני גם לעובד שעובד מהמשרד, שאולי נוכח פיזית, אבל יכול ללכת לאיבוד.
מה קורה עם תהליך משוב? פנים אל פנים? בזום?
משתנה ממנהל למנהל ומעובד לעובד. חלק עושים פרונטלית, חלק בזום.
מה הם בסופו של דבר היתרונות הכי משמעותיים לחברה, בצורת העבודה הנ"ל?
עובדים שהם באופן משמעותי יותר יעילים, מרוצים, עם ביצועים גבוהים מאוד, ויכולת להגיע לעובדים מוכשרים ומתאימים ללא תלות במיקומם הגיאוגרפי.
תודה גדולה לשריה אילן בירנבוים!
