תהליך הגיוס מהווה עבור המועמד את המפגש הראשון והאינטרקציה הראשונה עם הארגון שלכם, וכל דבר שהוא יחווה בתהליך ישקף וירמוז לו על איך זה לעבוד אצלכם בארגון; כמה מהר מתקבלות החלטות, האם מקיימים הבטחות, עד כמה הזמן של העובד בכלל חשוב לארגון, האם השיח מכבד ובגובה העיניים ועוד. בתהליך הזה הוא חווה מעט מהתרבות הארגונית שלכם ומחליט האם הוא רוצה להיות חלק מזה.

להשקיע בחווית מועמד זאת כנראה ההשקעה הכי טובה שתעשו

לחווית מועמד יש חתימה רגשית מועצמת – מתוך מאות העובדים שיצא לנו לשוחח איתם בשולחנות העגולים ולשאול אותם למה הם בחרו להצטרף לארגון בו הם עובדים, רבים מהם ציינו את תהליך הגיוס הנעים והמכבד שעברו, כסיבה שתרמה להחלטתם. "התעניינו בי כאדם ולא רק בניסיון המקצועי שלי", "פגשתי קבוצה של אנשים מעניינים שגילו בי עניין אמיתי", "התהליך היה ממש מהיר, לא בזבזו זמן".

זה קריטי – השקעה בעיצוב חווית מועמד תסייע לכם במשיכת מועמדים חדשים לארגון, אך תסייע גם בשימור של אלו הקיימים ואף תקטין את שיעורי ה'גוסטינג' (אותם מועמדים שנעלמים בלי להודיע דבר). מועמדים שיעברו חוויה חיובית גם ייטו להמליץ לאחרים להגיש מועמדות לארגון, גם אם בסוף הם עצמם לא יתקבלו. עלינו למצות כל אינטראקציה עם עובדים פוטנציאלים על מנת להגביר את הסיכוי שייבחרו בנו, ויפיצו את הסיפור שלנו כמעסיק לסביבה.

מאמץ משותף – חווית מועמד מורכבת מעשרות נקודות מגע בהן גורמים נוספים בארגון מלבד הגיוס יכולים להשפיע ולעצב את החוויה, מומלץ לרתום את כל מי שנוגע בתהליך ולזכור שמניע נוסף של הארגון לקדם חווית מועמד חיובית הוא ההיבט העסקי, שכן מחקרים הראו שמועמד שחווה חוויה שלילית, ייטה לרכוש ולצרוך פחות שירותים ומוצרים שהארגון מציע, ויש אפילו קייס סטאדי שלם בנושא שערכה חברת Virgin בארה"ב, בו היא מציגה כיצד הפסידה מיליוני דולרים בשל חווית מועמדת שלילית.

לא דורש הוצאות גדולות – להיות "נחמדים" לא עולה כסף, ישנן מספר פעולות ועקרונות שאפשר לעבוד עליהם כבר היום, בתקציב נמוך (ואפילו ללא עלות), שישפרו את חווית המועמד.ת בארגון שלכם. לא עולה כסף אבל עולה בזמן.

אז חוץ מלהתנהג יפה לזולת – יש תועלות חשובות בלתת חווית מועמד מעולה. בשביל לענות על כך צירפתי תוצאות סקר ענק שנערך בארה"ב על חווית מועמד.

חוויה שלילית תביא את המועמדים המתוסכלים לעודד אחרים לא להגיש מועמדות, לקנות מכם פחות ולשתף בחוויה. ההפך הוא הנכון למי שעבר חוויה טובה. אז עכשיו אנחנו מצויידים בנימוקים אפשר לצאת לדרך.

3 שלבים בחווית מועמד

כמו כל דבר שרוצים לנהל אותו, כדאי לחלק לכמה חתיכות מובחנות, לנתח ולהבין אותן על מנת לייצר מכלול שלם של פתרון. אלו השלבים שאני מצאתי לאחר חקירה של העניין:

1. Attraction – למשוך ולעניין את המועמד

המועמד פוגש את הארגון אך עדין לא נוצרת שום אינטראקציה רשמית. המועמד רוצה להבין מה הארגון מחפש, מי הארגון, למי זה מתאים, למה הוא קיים בכלל, ואיזו משמעות יש לעבודה אצלו. שלב זה יתנהל בעיקר סביב מקורות מידע זמינים: עמוד הקריירה באתר החברה, תיאורי משרות, חברות השמה, פייסבוק, לינקדאין, דף קריירה, קהילות מקצועיות, שיחות עם חברים,  PR.

אחת הדרכים שממנה המועמד לומד על הארגון היא דרך תיאור משרה שזהו התוכן הנקרא ביותר על ידי מועמדים. מודעת גיוס שכתובה נכון, קריאטיבית ומותאמת לפלטפורמה בה היא מפורסמת, יכולה להשפיע רבות על יצירת רושם חיובי, עוד אפילו לפני שהחלפתם מילה עם המועמד. מוזמנים לקרוא עוד בנושא במאמר גישה מעשית למיתוג מעסיק מתחילה בתיאור משרה

דוגמא: נניח החלטתן שאתן רוצות לגייס אמהות כקהל יעד מוגדר. קהל איכותי ביותר. שמעסיק מצהיר שהוא מחפש אמהות הוא בעצם אומר שיש גמישות בשעות העבודה בגדול. אחרת באמת אין סיבה לציין את זה.

מסומן באדום: בכותרת המשרה רושמים "אם", ובגוף המשרה כתוב "לאמהות!!", אבל השעות לא ממש מתאימות (8:00-16:00) וגם סביבה צעירה ודינאמית עם תחרויות וחו"ל לאו דווקא מדברת לאימהות. אם אתם מחפשות אמהות שרוצות לעבוד במקום נחמד, ליד הבית, בשעות שאפשר לשים את הילדים בסידור שלהם ולהיות ב-16:00 כבר חזרה – פיספסתם את הקהל. מי שיש לה כישורים תעדיף לקחת את עצמה למקום אחר. רק מהחוויה של קריאת המודעה
מסומן בכחול: "מפנקת… מה זה בכלל אומר חברה מפנקת? איך זה בא לידי ביטוי? בופה? מסאג'ים? לזה אף אחד ממילא לא ממש יאמין, אבל להבטיח ואחר כך לא לקיים זה מתכון בטוח לעובדים שנוטשים אחרי זמן קצר.

2. Application – הגשת וניהול מועמדות

שלב זה מתחיל מהרגע שהמועמד הגיש את מועמדותו לארגון ומתחילה להתקיים אינטראקציה. בשלב הזה נרצה לבחון עד כמה התהליך של הגשת המועמדות קצר ופשוט. אולי לעשות פרסונליזציה לתהליך לפי תפקיד מסויים, נדאג להגדרת ציפיות ושיתוף הצעדים הבאים עם המועמד, לדוגמה אחרי שנשלחו קורות החיים האם נשלחת הודעה שמסבירה מה השלב הבא ועוד נקודה מעניינת היא לחשוב על איך אנחנו רוצים לעצב את התהליך אם מדובר בניידות פנימית, כלומר עובד מהחברה שמגיש מעומדות.

אחרי שהוגשה המועמדות אנחנו מגיעים לשלב הסינון שהוא כולל את הראיונות המבחנים ובתקווה גם את ההצעה. ההמלצה שלנו היא למפות ולפרק את התהליך הזה כפי שהוא אצלכם בארגון לשלבים שלכל שלב שתי תוצאות ממשיכים או לא ממשיכים.

בכל שלב לחשוב מהן הפעולות הנדרשות ולייצר תקשורת רלוונטית וחוויה לכל לשלב ותוצאה בתהליך.
לדוגמה אם ניקח את הריאיון עם המנהל, נחשוב על התקשורת שאנחנו רוצים לייצר כמו מייל מקדים שמסביר למועמד את מי הוא הולך לפגוש, כמה זמן הראיון יקח וגם נחשוב על החוויה שאנחנו רוצים להעביר את המועמד. לדוגמא, איך מקבלים אותו כשהוא מגיע לראיון, מי מקבל אותו? איפה מקיימים את הראיון? דרך איפה עוברים במשרדים? אולי יש קיר עם ההיסטוריה של החברה ושווה לעבור דרך שם.  ההמלצה היא לחשוב על החוויה שהמועמד עובר ולנסות ולעצב ולהשפיע עליה ככל יכולתנו.

מהרגע ששלחו לכם קורות חיים מתחילים להתקיים יחסים בינכם. הרגע הזה שמישהו שולח את כל הפרטים שלו מייצר אצלו תקווה למשהו טוב יותר בחיים שלו. לא פחות. אי מענה לכך, או מענה אוטמטי רובוטי ייצור את הרושם הראשוני של ארגון מכניסטי.

דוגמא: הבנאדם גלש באתר שלכם, נראה לו מעניין. הוא בדק והחליט לשלוח אליכם את הקו"ח שלו. זאת הזדמנות לתת מענה שייזכר אצלו בראש. תניחו שהוא שלח כבר לכמה מקומות ויש לו כמה אפשרויות.

מסומן באדום: התחושה מאוד לא אישית. כאילו בארגון אין אנשים אלא רק מכונות שפולטות טקסט. ההודעה היא מ"אתר", המועמדות נקלטה "במערכת" בניגוד למחלקת הגיוס, אצלנו, אוו "הגיעה לידי תמי שמטפלת בגיוס זה". מרכז הגיוס מאחל בהצלחה – המרכז בכבודו ובעצמו.  מנוכר.

מסומן בכחול: הבטחה לחזור אליך, רק אם תימצא משרה שהולמת את כישוריך. אבל אם לא, אז איך אדע. בוא ניקח את התסריט הלא דמיוני בכלל שהבנאדם שלנו חושב שהוא מתאים למשרה ואתם לא עונים לו. אז כמה זמן הוא צריך לחכות? לפחות תרשמו אם לא נחזור אליך תוך שבוע, שכח מזה.

3. On boarding – הכניסה לעבודה עצמה עד להגעה לפריון

שלב זה מתחיל בחתימת המועמד ממשיך לתחילת עבודתו עד להגעה לפריון – תוצרת – תפוקות – והשתלבות חברתית תרבותית.  אם לנציגי שירות ומכירה לוקח בין 3-6 חודשים להגיע ליעדים, בתפקידים מקצועיים שדרוש ניסיון זה יכול לקחת גם שנה. גם פה נרצה לחשוב על התקשורת והחוויה שנעביר את העובד החדש.

לדוגמה, לפני ההגעה ליום הראשון בעבודה, נחשוב האם יש אפשרות לגרום לו ולמשפחה שלנו להתרגש לפני, שגם המשפחה תשמח ותתרגש מהעבודה החדשה, זה מאוד מעצים את החוויה. נחשוב על החודש הראשון של העובד, לעובד החדש קשה לקלוט הכל בבת אחת וטוב לרווח את זה, לדוגמא לעשות מפגש אוריינטציה שכולל את העובדים החדשים עם מנהל או מנהלת בכירה, שיחה עם מנהל להכניס לעניינים ולשאול איך הולך. וכמובן חונך או באדי. להצמיד לעובד החדש עובד ותיק שיעזור לו להתמצאות ולהדריך אותו לאו דווקא על נושאים מקצועיים אלא על הנהלים, התרבות, המדיניות של החברה. אותו חונך בעצם יהיה עבור העובד החדש פנים מוכרות וסוג של מערכת תמיכה.

אם את מנהלת גיוס: להיות במעקב מנוהל אחרי מה יצא מהאנשים שגייסת – זה אולי הדבר הכי חשוב שתעשי. בסוף, בשביל זה את נמצאת בחברה – להזרים לתוכה כוח אדם איכותי שיבצע את העבודה ויעזור לארגון לעמוד ביעדים. מעקב זה לא יכול להיות  בתצורה של מורשות קרב וסיפורים ארגונים על גיוס "מדהים" כזה או אחר. ארגונים שמגייסים עשרות ומעלה אנשים בשנה משקיעים משאבים עצומים – וחייבים למדוד את התהליך עד סופו ולהתחדד.

אם את מנהלת את כל משאבי האנוש: החפיפה כמובן בין הגיוס, לשלב הכניסה בחברה ועד הפיכה לעובד תורם היא באחריותך. זוהי מעין תעודת אחריות  ל-6 חודשים שאת מספקת למנהלים עבורם גייסת. מה נכנס באותה תעודת אחריות? תמיכה מקצועית ורגשית.

3 דברים  שעושות החברות המצטיינות בתחום (מתוך הסקר)

• מודדות את הזמן מרגע שליחת הקו"ח ועד סיום טיפול
• בוחנות את השלבים בתהליך – תהיו מועמדים
• יוצרות מימד אישי בתהליך

מה אתן יכולות לעשות – ללכת ברגלי המועמד ולהרגיש את מה שהוא חווה, אם אתן בכיוון, אני מזמין  ליצור קשר שנחשוב ביחד.